Thomas Sowell dijo una vez que “las personas menos productivas suelen ser las que están más a favor de la celebración de reuniones”. Sin embargo, las reuniones son inevitables en el ámbito laboral y de vez en cuando es posible que debas asistir o incluso celebrar una en inglés. En el post de hoy repasamos vocabulario y expresiones que te pueden resultar útiles a la hora de afrontar una reunión en inglés.

The Meeting Agenda – Orden del día

Las reuniones más productivas están bien planificadas y siguen un horario. El orden del día es una herramienta útil para asegurar que los temas de la reunión queden bien establecidos y que el tiempo de conversación esté organizado. El orden del día debe enviarse a los asistentes antes de cada reunión.

Estos son algunos datos básicos a incluir en tu orden del día:

The meeting venue El lugar de la reunión.
The date and time of the meeting La fecha y hora de la reunión.
The name of the meeting chair – El nombre del presidente de la reunión (persona responsable de organizar y celebrar la reunión).
The names of the attendees  Los nombres de los asistentes.
The structure of the meeting –  La estructura de la reunión.

Un ejemplo de estructura una reunión sería el siguiente:

1. Welcome and introductionBienvenida e introducción. 
2. Review minutes of the previous meetingRevisar las actas de la reunión anterior.
3. Feedback on current project – Comentarios sobre el proyecto actual.
4. Meeting topics – Temas de la reunión.
5. Any other business – Cualquier otra tema.
6. Conclusion and closing remarks – Conclusión y comentarios finales.

Inicio de la reunión

Dependiendo de la cultura de cada empresa, por lo general se considera de buena educación comenzar la reunión con una small talk, es decir, una pequeña conversación informal entre los asistentes sobre cualquier tema que no esté relacionado con la reunión, como la familia, las vacaciones o el clima.

El presidente de la reunión generalmente abre el encuentro dando la bienvenida y agradeciendo a los asistentes su presencia. Puede usar una de las siguientes frases:

Well, let’s start then – Bueno, comencemos entonces
I’d like to welcome and thank everyone for coming, in particular to our guests from ____ – Me gustaría dar la bienvenida y agradecer a todos por venir, en particular a nuestros invitados de ____.
I’ll try my best to keep this on schedule so that we can finish by lunchtime – Haré todo lo posible para mantener esto en el horario para que podamos terminar a la hora del almuerzo.

Durante la reunión

Todos sabemos lo fácil que es olvidarse del tiempo durante una reunión. Sin embargo, el presidente debe asegurarse de que se esté aprovechando el tiempo de la manera más eficiente posible. Si se dedica demasiado tiempo a un tema, podría decir algo como:

I think we’ve covered this topic quite extensively – Creo que hemos cubierto este tema de manera bastante extensa.
We might be flogging a dead horse here – Podríamos estar azotando a un caballo muerto aquí (una curiosa expresión que significa seguir discutiendo o insistiendo en un tema cerrado o sobre el que ya se ha tomado una decisión).
Let ‘s move on to the next topic – Pasemos al tema siguiente.

Clausura de la reunión

Una vez que se hayan tratado todos los temas, en los casos más formales el presidente de la reunión le pondrá fin informando a los asistentes sobre cuándo recibirán el acta de la reunión y cuándo se llevará a cabo la próxima.

Un ejemplo de cierre formal podría ser:

I just want to thank everyone for taking the time to attend today, I feel we are covering very important ground. We will make sure that everyone has a copy of today’s minutes before Monday – Quisiera agradecer a todos por haberse tomado el tiempo de asistir hoy, siento que estamos cubriendo un trabajo muy importante. Nos aseguraremos de que todos tengan una copia de las actas de hoy antes del lunes.

Ejerciendo de presidentes de este post, te agradecemos el tiempo que te has tomado en leerlo. Esperamos que te haya sido de ayuda y te agradeceríamos mucho que nos dejases un comentario en caso de que tengas alguna duda o sugerencia de contenido. Si quieres más, puedes seguirnos en redes sociales o echar un vistazo al resto de posts en nuestro blog.

See you soon!